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クラウドファイル共有やチャットで仕事を効率アップできる!

仕事はペーパレスの時代に!

今までは、社報や書類などを紙にコピーして配布していました。ですが、地球環境問題とコスト削減を考える企業が増え、今では必要以上に紙を使用しない流れになっています。それにともなって、今拡大しているのがビジネスツールです。ビジネスツールには大きなメリットを感じることができるため、たくさんの企業が導入しています。では、現代のビジネスツールについて説明します。

ビジネスツールを知ろう!【クラウドファイル共有のススメ】

男女

拡大するビジネスツール!

多くの企業から注目されている「ビジネスツール」。なぜ注目されているのかというと仕事がスムーズに進むことができるため、効率アップすることで生産性もアップします。それに従業員の仕事もしやすくすることもできるためとても重宝されています。その重宝される注目の機能ですが、メールではなくチャットを使ってリアルタイムでやり取りしたり、クラウド上でファイル共有や保存することで、社員全体が確認することができます。こうした便利な機能があるため今の日本は生産性がアップして、どんどん発展しているのです。ちなみにデータ入力代行など、人手と時間がかかる業務に関しては代わりにプロの方に行ってもらうことも可能ですよ。

利用するための方法!

利用方法としては、一番多いのが専門ネットでインストールする方法です。そのインストールにも2種類あり、クラウド版とパッケージ版になります。少数精鋭の企業であればクラウド版で初期費用を抑えつつ、利用するのがオススメ。社員数が多いならパッケージ版がオススメです。価格は各ビジネスツールで異なるため詳しくは専門ネットを確認しましょう。

仕事の効率が上がるビジネスツールの機能ランキング!

no.1

【どこでも共有で効率UP】チャット!

メールで行っていた連絡をチャットにすることでリアルタイムで対応することができます。そのため、内容の変更の連絡、バイトやパートへの情報共有なども利用できます。それにお得意先とのやり取りもチャットであればスムーズに行えます。

no.2

【各プロジェクトを把握】進捗管理ツール!

色々な部署がある企業は、ある一つの製品を作成するには、いくつもの部署を通り製品化されます。でも、もしトラブルがあった場合にどこで止まっているのか把握することができます。また、進捗把握ツールのおかげで作業スピードアップに繋がるという声も多いです。

no.3

【言葉で伝わりにくい現状を伝える!】ビデオチャット!

ビデオチャットとはいわゆるテレビ電話のような機能です。文章だけではなく、その場の雰囲気や作業の進み具合、問題点などをリアルタイムで見ることができます。それをすることで文章では伝わりにくい「今」を見て聞いて判断することができます。

便利すぎるビジネスツール!

チャットやビデオ通話、進捗管理などを行える便利なビジネスツールですが、企業のたくさんのファイルを共有することができるのも、ビジネスツールのメリットになります。そのファイル共有のメリットについて説明しましょう。

ファイル共有のメリット!

どこでもファイルが見れる

スマホなどでデータ共有することができるため、出張先でも外回り中でもOKです。しかも、在宅業務をする場合でも、わざわざ会社に資料を見に行かなくても良いのです。どこでも見れるというなら不正アクセスも心配でしょうが安心を!アクセス制限をすることで、社外の人が見れなくなります。

大容量のデータを送れる

メールだと送れるデータ容量には制限があります。ですが、ファイル保管をすることで送らずに大容量データが共有されるので、楽に閲覧することが可能なのです。それにメールでも送れる容量のデータの場合、わざわざコピーして送信していたのが、ファイル共有に保管するだけで見れるためコピーの手間が省けます。

パソコンが壊れても別のパソコンから入れる

データ保存していたパソコンが壊れたら、もう見れないという問題もファイル共有で解決します。もしも壊れたとしても別のパソコンから見れるため、ネット環境が整っている状態なら安心です。

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